Privacyverklaring e-rijschool
Een nieuw datasoort
voor leerlingen toegevoegd: feedback (foto / video /
geluid).
e-rijschool wordt
aangeboden door Reflex Web Design. Voor Reflex Web Design is een zorgvuldige
omgang met persoonsgegevens van groot belang. Persoonlijke gegevens worden door
ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd.
Wanneer
u e-rijschool gebruikt als leerling of wanneer u als instructeur voor een
rijschool werkt, is en blijft uw rijschool de eerste verantwoordelijke voor uw
persoonsgegevens. De rijschool kan haar eigen privacyverklaring in e-rijschool
opslaan, zodat deze aan u getoond kan worden. Als de rijschool dat heeft
gedaan, is de privacyverklaring van uw rijschool leidend, in plaats van deze
privacyverklaring van e-rijschool.
Reflex
Web Design is en blijft wel de verantwoordelijke voor de verwerking van
persoonsgegevens van de contactpersoon voor de overeenkomst tussen Reflex Web
Design en de rijschool (normaliter de eigenaar van de rijschool).
In
opdracht van uw rijschool slaan wij persoonsgegevens op in onze systemen en die
van onze hostingproviders. Wij zijn dus een “verwerker” in de zin van de Algemene
Verordening Gegevensbescherming (AVG). De systemen van onze hostingprovider,
onze “sub-verwerker”, staan in een veilig datacentrum. Op deze manier zorgen
wij ervoor dat uw rijschool en u zelf op een veilige en betrouwbare manier
gebruik kunnen maken van e-rijschool.
Wij
proberen e-rijschool zo in te richten dat uw gegevens alleen worden verwerkt in
uw belang (het uiteindelijk kunnen halen van uw rijbewijs). Bij het ontwikkelen
van e-rijschool proberen wij ervoor te zorgen dat uw privacy bij het gebruik
van e-rijschool zo goed mogelijk is beschermd (privacy by
design) en de standaardinstellingen zo privacyvriendelijk
mogelijk te maken (privacy by default). Als leerling
kunt u bijvoorbeeld ook uw voorkeuren instellen over de berichten die u van uw
rijschool wilt ontvangen (bijvoorbeeld alleen berichten over de lessen of ook
een algemene nieuwsbrief).
Wij
vragen uw rijschool als uiteindelijke verwerkingsverantwoordelijke om bij het
gebruik van e-rijschool uw voorkeuren te respecteren en uw privacy en
persoonsgegevens zo goed mogelijk te beschermen. Wij gaan er daarbij van uit
dat de rijschool uw gegevens verwerkt om u te helpen slagen voor uw rijexamen
(juridisch: om een overeenkomst met u uit te voeren). De rijschool blijft
uiteindelijk altijd zelf verantwoordelijk om uw persoonsgegevens te verwerken
in overeenstemming met de wet.
Wij
verwerken uw persoonlijke gegevens alleen in opdracht van uw rijschool en
gebruiken die niet voor andere doeleinden dan voor het aanbieden van
e-rijschool. Bij vorderingen van justitie en een redelijke verdenking van
fraude of misbruik, kunnen wij persoonsgegevens aan de bevoegde autoriteiten
verstrekken.
Via
uw rijschool kunt u zelf toegang krijgen tot e-rijschool en uw gegevens die in
e-rijschool worden verwerkt. Uw rijschool heeft de keuze om dit toe te staan of
niet, wij beslissen daar niet over. Realiseert u zich daarbij wel dat u dan
toegang heeft tot de meeste gegevens, maar niet altijd tot alle gegevens die uw
rijschool over u kan bijhouden in e-rijschool. U kunt uw gegevens bij uw
rijschool zelf opvragen als u dat wilt. Zelf beslissen wij daar niet over.
Vastlegging
van gegevens
Bij
het gebruik van e-rijschool kunnen persoonsgegevens op zowel actieve als passieve
wijze worden verstrekt.
Actief
verstrekte persoonsgegevens zijn de gegevens die uw rijschool of die u zelf
heeft ingevuld op e-rijschool.
Passief
verstrekte gegevens zijn gegevens die bij het gebruik van e-rijschool
automatisch worden opgeslagen, zonder dat u zich daar misschien bewust van
bent. Passief verstrekte gegevens worden zoveel mogelijk geanonimiseerd,
waardoor de meeste van deze gegevens geen persoonsgegevens (meer) zijn.
Actief verstrekte gegevens
•
push notificatie
token voor apparaten dat gebruikt worden om de e-rijschool mobile app te
draaien
•
datum van toestemming
dat persoonlijke informatie met de GGD gedeeld mag worden in geval van bron- en
contactonderzoek
•
datum van bevestiging
van RIVM Corona Gezondheidscheck[1]
(deze informatie wordt 14 dagen bewaard)
•
feedback foto / video / audio
bestanden
Overzicht
van gegevens instructeurs, administrators, boekhouders
In
e-rijschool kunnen in elk geval de volgende persoonsgegevens van instructeurs
worden verwerkt:
•
Afspraken in e-rijschool agenda (niet van administrators,
boekhouders)
Wij
verwerken uw persoonsgegevens om het gebruik van e-rijschool voor u mogelijk te
maken. De bijbehorende wettelijke grondslagen zijn: uw toestemming, het op uw
verzoek voorbereiden van een overeenkomst met u of het nakomen daarvan en ons
legitieme belang om e-rijschool aan te bieden. Daarnaast kunnen wij gegevens
bewaren om een wettelijke plicht na te komen, bijvoorbeeld om gegevens voor de
belastingdienst te bewaren (voor een periode van 7 jaar, of andere wettelijk
bepaalde periode).
De
actief aan ons verstrekte gegevens zullen wij bewaren zolang
als onze overeenkomst met uw rijschool loopt en uw rijschool of u zelf de informatie
niet uit e-rijschool heeft verwijderd of laten verwijderen. Uw gegevens worden
automatisch gewist 7 jaar nadat u voor het laatst gebruik maakte van e-rijschool
(tenzij een wettelijke plicht, bijvoorbeeld in verband met belastingen, langere
bewaring door ons vereist).
Om
met u te communiceren maken wij gebruik van systemen van externe leveranciers,
zoals (online) e-mailprogramma’s. Dergelijke partijen of systemen kunnen uw
gegevens verwerken om onze communicatie met u mogelijk te maken. Met dergelijke
partijen sluiten wij een verwerkersovereenkomst, om uw gegevens te beschermen.
Als onderdeel van uw gebruik van e-rijschool, kan het ook nodig zijn om bepaalde gegevens aan het CBR te verstrekken. Het CBR is dan zelf verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens. Als u vragen heeft over verwerking door het CBR, kunt u deze het beste aan het CBR stellen.
Automatische
verwerking
Wanneer u e-rijschool gebruikt, worden automatisch enige gegevens verwerkt die
uw browser meestuurt. Dat kunnen persoonsgegevens zijn. Zo worden bijvoorbeeld
uw IP-adres en het tijdstip van bezoek geregistreerd.
Gebruik van
cookies
Wij
maken gebruik van cookies en soortgelijke technieken waarmee bepaalde gegevens
kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen uit uw device (uw PC, tablet of
smartphone) waarmee u e-rijschool gebruikt. Een cookie is een eenvoudig klein
bestandje dat met pagina’s van onze website wordt meegestuurd en door uw browser
op de harde schijf van uw computer wordt opgeslagen.
Na
inloggen met uw gebruikersnaam en wachtwoord stuurt onze website u een cookie
om u gedurende de rest van een sessie te kunnen herkennen. Na de sessie wordt
de cookie automatisch verwijderd. U kunt er ook voor kiezen om ons te laten
onthouden of u ingelogd bent, zodat u niet steeds opnieuw uw gegevens hoeft in
te voeren. Dat gebeurt met een cookie. Deze wordt in dat geval bewaard voor
onbepaalde termijn (tot u de cookie wist).
Daarnaast
kunnen wij onder andere verschillende opvragingen van
pagina’s van e-rijschool combineren en het gedrag van gebruikers analyseren.
Wij
maken geen gebruik van advertentiecookies of andere cookies die een grotere
impact op uw privacy kunnen hebben en waarvoor uw voorafgaande toestemming is
vereist.
U
kunt het gebruik van cookies geheel weigeren via de instellingen van uw browser,
hoewel dit de functionaliteit en het gebruiksgemak van e-rijschool kan
beperken.
De
bewaartermijn van passief verstrekte gegevens kan variëren. Ons beleid is dat
wij passief verstrekte persoonsgegevens (zoals IP-adressen) zo veel en zo snel
mogelijk anonimiseren. In herleidbare vorm bewaren wij passief verstrekte
persoonsgegevens in principe niet langer dan enkele weken tot een maand. Goed
geanonimiseerde gegevens kunnen wij wat langer bewaren. Hoe
lang de cookies op uw computer bewaard blijven, beslist u uiteindelijk
zelf. U kunt opgeslagen cookies op ieder moment wissen door de instelling in uw
browser te gebruiken.
Een
uitzondering op de bewaartermijn kan bestaan als gegevens langer nodig zijn om
te bewijzen dat er pogingen zijn geweest tot inbraak of andere vormen van
aanvallen op onze diensten of infrastructuur.
Wij
proberen de rijscholen die onze klanten zijn, aan te sporen om geen onnodige
gegevens van u bij te houden. Wij proberen ook te zorgen dat er zo min mogelijk
van uw gevoelige gegevens worden verwerkt. Het burgerservicenummer
(BSN) wordt bijvoorbeeld alleen verwerkt als er iemand anders met exact
dezelfde naam en geboortedatum in het systeem van het CBR staat. In dat geval
kan het BSN worden doorgegeven aan het CBR, zonder dat het BSN wordt opgeslagen
door e-rijschool.
Het
is echter niet uitgesloten dat er toch enige gevoelige gegevens over u worden
verwerkt in e-rijschool. De eigen verklaring, waarin u verklaart in een fysieke
staat te verkeren die geschikt is om een gemotoriseerd voertuig te besturen,
kan namelijk in e-rijschool worden ingevuld en kan medische gegevens bevatten.
Omdat de eigen verklaring vereist is om een rijbewijs te kunnen krijgen, moeten
die gegevens wel worden verwerkt.
Wij
maken gebruik van strikte veiligheidsprocedures, onder meer om te voorkomen dat
onbevoegden toegang krijgen tot persoonsgegevens. Wij maken onder andere
gebruik van beveiligde verbindingen (SSL/TLS), zodat uw informatie niet in het
transport over de lijnen of via de ether onderschept en ingezien kan worden.
Meer informatie over onze beveiligingsmaatregelen, kunt u hier
lezen.
In e-rijschool kunnen diensten van derde
partijen geïntegreerd zijn (“Derdendiensten”). Onder de Derdendiensten
zijn in ieder geval begrepen:
a) iDeal
betalingsdiensten;
b) het boekingssysteem van het CBR;
c) SMS-diensten.
d) email diensten
e) app push notificatie diensten
f) Amazon Web
Services S3 storage
Verwerking van uw gegevens door deze Derdendiensten gebeurt op hun eigen verantwoordelijkheid.
Wij raden u aan de privacy policy of voorwaarden van deze partijen te lezen als
u meer informatie wenst over de verwerking van uw gegevens door deze partijen.
Wij verkopen uw gegevens nooit op enige
manier aan derden.
Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen
aan te brengen in deze verklaring. Als wij de verklaring inhoudelijk hebben
gewijzigd, zult u dat direct zien wanneer u inlogt. Dit geldt niet voor kleine
wijzigingen zoals correcties van taal- en typefouten of eenvoudige verduidelijkingen.
Natuurlijk helpen wij u ook graag verder
als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Op grond van de
privacywetgeving heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit
Persoonsgegevens tegen onze verwerkingen van uw persoonsgegevens. U kunt
hiervoor contact opnemen met de Autoriteit
Persoonsgegevens.
Onder de AVG heeft u de volgende
rechten:
-
uitleg
krijgen over welke persoonsgegevens worden verwerkt en waarvoor;
-
inzage
krijgen in de precieze persoonsgegevens;
-
het
laten corrigeren van fouten;
-
het
laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens;
-
intrekken van toestemming;
-
bezwaar
maken tegen een bepaald gebruik.
Als u toegang heeft tot e-rijschool,
kunt u de meeste gegevens die van u bij ons aanwezig zijn, zelf inzien en beheren.
Als leerling kunt u er ook voor kiezen om uw data in e-rijschool te
anonimiseren. In plaats van uw naam komt er dan ‘anon’
te staan.
Als u een door u gewenste handeling niet
zelf kunt uitvoeren, kunt u uw rijschool een verzoek sturen via onderstaande
contactgegevens. Als u een leerling bent of instructeur voor een rijschool, dan
zullen wij uw verzoek doorsturen naar de verantwoordelijke rijschool en de
rijschool waar nodig assisteren met het feitelijk verwerken van uw verzoek in
onze systemen.
Vragen over ons privacybeleid
of verzoeken in verband met uw persoonsgegevens kunt u te allen tijde richten
aan uw rijschool of aan:
Reflex Web Design
t.a.v Andrew King
Amsteldijk
868
1079
LN Amsterdam
Nederland
info@reflexweb.info
info@e-rijschool.nl
+31(0)6 24295583
KvK 34208727
BTW nr: NL2477.77.900.B01